¿Cómo ser más productivo y mejorar mis resultados?
Esta es una pregunta que merece la pena que te hagas al empezar el día. De hecho, si intercambias esta pregunta por el popular ¿Qué tengo que hacer hoy? Estarás dando un paso importante para orientar tu jornada a resultados.
A grandes rasgos, lo que debes hacer para mejorar tu productividad es rentabilizar más tu tiempo, es decir, conseguir más y mejores resultados con las mismas horas de trabajo, o menos.
Para conseguirlo tan solo debes aplicar con firmeza las 5 claves que te doy en este post. Las cuales pueden marcar un antes y un después en cuanto a optimización de tu tiempo y consecución de resultados.
Si vives con la sensación de que por más horas que trabajas no consigues alcanzar los hitos que te propones, algo muy común entre profesionales y pequeños empresarios, toma nota de las 5 claves que te presento a continuación.
1. La productividad empieza en la estrategia
Cada vez que alguien me dice que siente que está rindiendo muy por debajo de su potencial y que le gustaría ser más productivo siempre le pregunto lo mismo.
¿Tienes tus objetivos bien definidos y una estrategia, paso a paso, para conseguirlos?
La mayoría de la veces la respuesta es no.
Y es que en el mundo de los autónomos y de las pequeñas empresas el tener una estrategia se sigue viendo, a menudo, como algo innecesario que no sirve para nada.
Nada más lejos de la realidad. La productividad empieza en la estrategia.
Sin una estrategia clara es imposible ser productivo ya que como mucho conseguirás ir muy rápido hacia ninguna parte ya que no tienes una meta concreta a la que te diriges. Por lo que acabas dando tumbos de un lugar a otro sin un rumbo fijo.
De manera que da igual lo mucho que corras ya que la clave no está en hacer más cosas, sino en conseguir aquello que te propones.
Para ello, es necesario que materialices las ideas que tienes en tu cabeza dando vueltas en una estrategia anual y trimestral que te permita poner foco en tu día a día.
Así que si todavía no tienes una estrategia para tu negocio o proyecto sigue los pasos que te detallo en este post.
2. Separa el trabajo importante del trabajo de relleno para ser más productivo
A menudo, cuando hablo con pequeños empresarios o profesionales me dicen que todo lo que hacen al cabo del día es importante para el buen funcionamiento de su negocio. Sin embargo, su negocio en ocasiones, no funciona todo lo bien que les gustaría.
Este error que supone el no saber diferenciar el grano de la paja es una fuga de tiempo y productividad brutal para la mayoría de freelancers y pequeños empresarios.
Quizás, es cierto que todo lo que hacen es importante, pero te aseguro que no todo tiene la misma importancia. Y te aseguro también, que no todo lo que hacen deberían hacerlo ellos mismos personalmente, ya que esta es la principal razón de que se queden sin hacer otras tareas, de las verdaderamente importantes y con importancia, para las que nunca tienen tiempo y que influyen de forma negativa y directa en sus resultados.
Así que haz cuanto sea necesario por aprender a diferenciar entre lo que es trabajo importante para ti en función de tu rol en la empresa, y lo que es trabajo de relleno.
2.1. El trabajo importante
El trabajo importante es aquel que está directamente relacionado con la consecución de resultados.
Cada persona que forma parte de una pequeña empresa tiene su propio rol, y por lo tanto, su propio trabajo importante.
Por ejemplo, en el caso de un vendedor su objetivo es vender, por lo que su trabajo importante constará de todas aquellas actividades que estén directamente relacionadas con mejorar sus ventas. Sin embargo, también deberá llevar a cabo en su día a día algunas tareas que no formen parte de este trabajo importante, sino que sean tareas de relleno. La clave es que sepa diferenciar muy bien las unas de las otras y que priorice las primeras.
No basta con planificar el trabajo. El contenido de esa planificación debe estar orientado a conseguir resultados concretos.Y después debes priorizar ese trabajo por encima de todo lo demás: imprevistos, interrupciones, preguntas y últimas horas.
Y sí, si se está quemando tu oficina deja el trabajo importante y haz algo al respecto, pero sino se está quemando tu oficina haz el trabajo que importa.
Normalmente, el trabajo importante es aquel que si no haces, nadie te lo va a echar en cara. Si no trabajas en el próximo producto o servicio que vas a sacar, absolutamente, nadie se enfadará. Pero las consecuencias a medio/largo plazo pueden ser que te quedes con un producto obsoleto que nadie te compre.
Si no tienes tiempo para hacer presupuestos, facturar, visitar nuevos clientes, estudiar nuevos productos o mercados, planificar o crear equipo, tarde o temprano te atascarás. Y una empresa atascada es una empresa que no crece.
El reto aquí está en dedicar, al menos, un 50% de tu jornada a tu trabajo importante.
2.2. El trabajo de relleno
Todo lo que no forma parte de tu trabajo importante es trabajo de relleno. Eso no quiere decir que sea una pérdida de tiempo, o que lo debas eliminar, sino que en orden de prioridad debe ir después del trabajo importante. Y también, que llegado el momento este será el trabajo que empezarás a delegar, y sí, a veces puede que también a eliminar.
Dentro del trabajo de relleno están todas aquellas tareas que debes llevar a cabo de forma periódica, es decir, que ya cuentas con que las tienes que hacer, como por ejemplo, presentar impuestos, y por otro lado, están los imprevistos.
Para hacer frente a todas las tareas que van surgiendo a lo largo del día te propongo que utilices la siguiente herramienta.
Lista de tareas pendientes:
Tu lista de tareas pendientes puedes hacerla en papel o digital. En ella debes anotar la tarea en sí y al lado la fecha en que deseas hacerla. Se trata de evitar que anotes estas tareas directamente en tu agenda, y sobre todo, para evitar que las hagas de forma reactiva cuando aparecen. Para usar de forma correcta y útil las listas de tareas pendientes sigue los siguientes pasos:
- Anota absolutamente todo lo que tengas que hacer. Todo es todo. Si empiezas a dejar de anotar cosas en la lista y lo agendas directamente en un día de tu agenda no le sacarás el máximo partido.
- Al finalizar el día, organiza tu día siguiente. Comienza por el trabajo importante y después echa un vistazo a tu hoja de tareas pendientes. Fíjate en aquellas tareas a las que asignaste la fecha de mañana y decide si deben ser hechas, y por lo tanto, agendadas, o si deben esperar. Esta reflexión es clave.
- De vez en cuando echa un vistazo a todas aquellas tareas que llevan semanas, e incluso meses, anotadas en tu lista de tareas pendientes y nunca es buen momento para hacerlas. Lo más sensato en estos casos es, o hacerlas al día siguiente sin excusas, o eliminarlas.
Como ves, para mejorar tu productividad no necesitas de herramientas sofisticadas. Tan solo de autodisciplina.
3. Crea sistemas que te ayuden a ser más productivo
Seguramente pienses que estás demasiado ocupado como para pararte a crear tus propios sistemas. Si no es así, enhorabuena, eso quiere decir que la mentalidad estratega está integrándose en tu forma de pensar.
Al igual que ocurre con la curva de aprendizaje a la hora de utilizar una nueva herramienta, o a la hora de delegar una tarea en otra persona, al principio, crear un nuevo sistema requiere de tu tiempo, sin embargo, a la larga te libera de mucho más tiempo del invertido.
La clave, una vez más, está en no caer en el círculo vicioso de nunca tener tiempo para optimizar a qué dedicas tu tiempo.
Espero que estos 4 motivos te ayuden a tomar acción y crear tus primeros sistemas.
3.1. Sistematiza la toma de decisiones
En el día a día nos enfrentamos a innumerables decisiones que debemos tomar, en muchos casos, sobre la marcha. Esto nos roba una ingente cantidad de tiempo y energía que te puedes ahorrar si cuentas con un sistema creado por ti que te dice exactamente los pasos a seguir a la hora de tomar una decisión.
3.2. Te ayuda a ser más productivo y optimizar tus resultados
Si cuentas con un sistema quiere decir que te has parado a pensar sobre la mejor forma de llevar a cabo una actividad concreta. Eso te pone un paso por delante de la improvisación en cuanto a eficiencia. No es lo mismo decidir en el último momento qué y cómo hacer algo, que tener un sistema que te dice la mejor forma de hacerlo.
3.3. Comparar para mejorar
En el momento en que sigues unos pasos concretos para hacer algo es muy fácil que, poco a poco, vayas optimizando ese sistema en base a la práctica, pero también en base a cómo otras personas hacen lo mismo o algo similar. Mientras que si cada vez que te toca hacer esa tarea la haces de manera diferente es muy difícil que prestes atención a cómo lo hace otra persona con la idea de mejorar.
3.4. Una ayuda a la hora de delegar
A la hora de delegar en otra persona no hay nada más útil que contar con un sistema que puedas explicar a la otra persona de forma ordenada y detallada. Esto facilitará y agilizará el proceso de aprendizaje en gran medida.
Lo que te propongo es que pienses en aquellos sistemas que puedes crear para tu negocio que te ayuden a ser más productivo en tu día a día.
4. Las interrupciones te impiden ser más productivo en tu trabajo
De entre todos los ladrones de tiempo, las interrupciones son el peor de todos ya que destruyen la concentración por completo. Quizás cuando más estabas fluyendo o cuando mejor estabas trabajando.
Las interrupciones más comunes llegan en forma de persona, llamada o notificación.
En cuanto a las personas hay que tener en cuenta que somos animales sociales, y como tal, nos encanta tener un círculo social diverso y amplio: Nuestra familia, pareja, amigos con los que ir al monte, amigos con los que salir de fiesta, amigos con los que tomar un café, compañeros de trabajo, etc.
Sin embargo, no todas las personas con las que te tropiezas en el día a día tienen la misma importancia para ti. Existen personas que aprecian muy poco su tiempo y el de los demás por lo que pueden interrumpirte y entretenerte más de la cuenta. Esto da al traste con tu planificación y productividad si no les paras los pies.
Como ejemplos de esto está esa persona que quiere que le ayudes con un proyecto en el que no estás interesado o ese cliente al que le encanta hablar de trivialidades durante horas.
Tu día tiene 24 horas y tu semana 7 días. Todo el tiempo que le dediques a personas que entran en tu vida sin permiso es tiempo que te estás quitando de pasar con las personas que quieres, ya sabes, con tu abuela, con tu pareja, con tus hijos…
Lo cierto es que no somos conscientes de hasta qué punto las interrupciones destruyen la concentración, sin importar la duración de la interrupción, ni si llega en forma de llamada o en forma presencial. Una vez que la interrupción se produce se pierde el foco y toca volver a empezar. Muchos errores y fallos se producen después de una interrupción.
4.1. Como ser más productivo controlando las interrupciones
Crear espacios de tiempo sin interrupciones es clave para disparar tu productividad. Pon el móvil en modo avión y comunica a tu equipo que vas a estar dos horas concentrado en sacar trabajo importante. Haz de esto una rutina y, poco a poco, irás educando a tus clientes, equipo y colaboradores.
Organízate con la gente con que trabajas de manera que te hagan llegar todas sus consultas en un momento, o varios, dedicados a ello y no en el momento preciso en que se les presentan.
Sobra decir que predicar con el ejemplo es clave, ya que también debemos ser conscientes de la productividad del resto.
La mejor forma de reducir las interrupciones en tu organización y ser más productivo es anotando las consultas que quieras hacer a cada persona y hacérselas llegar todas a la vez. Implementa este tip en tu empresa y la productividad aumentará de inmediato.
Otra fuente de interrupciones que hace mella en la productividad son las notificaciones de correo, redes sociales y cualquier aplicación. Desactívalas y recuerda que son herramientas a tu servicio y no al revés.
Pero recuerda que el peor enemigo de tu productividad eres tú mismo. Tus propias distracciones internas, tu mente de mono y tu falta de foco en lo que estás haciendo son las principales razones que te impiden ser más productivo.
Trabajar en ti tanto como puedas es lo que más te ayudará a mejorar tu productividad.
5. Practica el alto rendimiento para llevar tu productividad al siguiente nivel
Trabajar en todos los puntos anteriores es fundamental para ser más productivo y optimizar tu tiempo, sin embargo, si de verdad quieres llevar tu productividad al siguiente nivel debes practicar el alto rendimiento a través de potenciarlos 4 cuadrantes del potencial humano: físico, emocional, intelectual y espiritual.
La mejora continua es un proceso disciplinado que requiere de constancia y dedicación. Cuando empiezas a mejorar tu productividad y a implementar técnicas de control del tiempo y orientación a resultados tu vida comienza a mejorar profesional y personalmente.
De repente, tienes más tiempo para ti y los tuyos, a la vez que estás más enfocado en el trabajo que importa.
No obstante, llega un punto en que pareces alcanzar una meseta en la que estás mejor que antes, pero desde la que no sabes cómo seguir progresando.
Es en este punto cuando comienzas a descubrir la importancia del bienestar físico, el trabajo emocional, la estimulación intelectual, e incluso, la conexión espiritual.
Te das cuenta de que tus días menos productivos coinciden con aquellos en que:
- Estás más flojo físicamente.
- Has tenido algún encuentro emocional.
- Eres incapaz de tomar una determinada decisión.
- O de pronto, parece que no le encuentras sentido a lo que haces.
Por eso, el alto rendimiento pasa por potenciar los cuatro cuadrantes del potencial humano:
- Cuadrante físico.
- Cuadrante emocional.
- Cuadrante intelectual.
- Cuadrante espiritual.
Estos cuatro cuadrantes los trabajamos de forma específica y personal en el programa Descubre tu Potencial.