Cómo ser más productivo llenando tu agenda de trabajo importante

¿Cómo ser más productivo?

Sacando mayor rentabilidad a tu tiempo, es decir, consiguiendo más resultados en las mismas horas o en menos horas.

¿Cómo conseguir esto?

Dedicando más tiempo a tareas productivas.

Y no, no me refiero a trabajar más horas, sino a dedicar más tiempo al trabajo importante.

La reflexión que viene en este post es vital para cualquier profesional que se ve abrumado por cantidades ingentes de trabajo que no le da tiempo a acabar en el día. Viendo como sus resultados son mediocres y están muy por debajo de lo que podrían ser.

Algo especialmente importante para profesionales independientes y pequeños empresarios.

1. El trabajo importante

El trabajo importante no tiene unas características comunes para todos.

Es único para cada persona.

Cada rol en una empresa tiene su propio trabajo importante, incluso el mismo rol en diferentes empresas tiene distintas actividades prioritarias.

Entonces… ¿Cómo identificar el trabajo que importa en tu caso?

El trabajo importante requiere planificación orientada a resultados.

No basta con planificar, el contenido de esa planificación debe estar orientado a conseguir resultados concretos.

Y después debes priorizar ese trabajo por encima de todo lo demás.

Por encima de imprevistos, interrupciones, preguntas y últimas horas.

 Y sí, si se está quemando tu oficina deja el trabajo importante y haz algo, pero sino se está quemando tu oficina haz el trabajo que importa.

Normalmente, el trabajo importante es aquel que si no haces, nadie te va a echar en cara.

Si no sirves a tiempo a un cliente, este se enfadarás bastante.

Sin embargo, si no trabajas en el próximo producto o servicio que vas a sacar, absolutamente, nadie se enfadará. Pero las consecuencias a medio/largo plazo pueden ser que te quedes con un producto obsoleto que nadie te compre.

Y sí, saber sacar el trabajo importante sin que el resto se venga abajo requiere de esfuerzo y mano izquierda. Pero no queda de otra.

Si no tienes tiempo para hacer presupuestos, facturar, visitar nuevos clientes, estudiar nuevos productos o mercados, planificar o crear equipo, tarde o temprano te atascarás. Y una empresa que no crece es una empresa que decrece.

2. Separa el grano de la paja

Un punto crítico para llenar tu agenda de trabajo importante es diferenciarlo del resto de quehaceres y compromisos que llegan.

A veces es complicado verlo con claridad desde dentro.

Estos pasos te puede ayudar.

2.1. Crea un organigrama de la empresa o proyecto

Si tienes un equipo que liderar el primer paso será crear un organigrama con todas estas personas. Sean empleados o colaboradores.

No te dejes a nadie, por insignificante que parezca: limpieza, contabilidad, impuestos… todos.

2.2. Reparte tareas y funciones

Cada persona que forme parte del proyecto debe saber exactamente cuál es su misión.

De qué funciones es responsable, por sencillas que parezcan, y que tareas debe priorizar.

Aquí comenzarás a delegar funciones, que no tareas a última hora, que tú consideres que no deben ser tu prioridad. O lo que es lo mismo, que no son propias del rol que vas a adoptar en el proyecto o empresa.

Del mismo modo, define con claridad qué funciones y tareas debes llevar a cabo tú, sí o sí. Pase lo que pase. Es tu trabajo importante.

No cometas el error de quedarte con tareas que nadie quiere, o que son una pérdida de tiempo.

¿Cuál es el trabajo que marca la diferencia?

2.3. Mejora continua a través de metas SMART

Una mentalidad emprendedora siempre debe tener en mente la mejora continua y una forma sencilla de motivarte y mantener motivados a los tuyos es trabajar con metas SMART.

Todo el mundo debe tener siempre alguna meta en la que trabajar que le permita mejorar sus resultados. Desde cuestiones aparentemente triviales a pequeños proyectos.

3. Llena tu agenda de trabajo importante

Saber cuál es el trabajo que debe ser hecho, no es motivo suficiente para llevarlo a cabo de manera consistente. Lo veo día a día con pequeños empresarios que se pierden en el día a día y acaban su jornada sin hacer su trabajo importante.

Te voy a dar 3 pasos para que eso no te ocurra a partir de ahora.

3.1. Crea tu horario

Como cuando ibas al cole, igual.

Si eres emprendedor o autónomo, aquí aparece el primer reto. Definir cuándo empieza tu jornada y cuando acaba. O lo que es lo mismo, cuántas horas vas a trabajar al día, y cuántos días.

Que no te eche para atrás este primer punto, y tampoco te sientas juzgado: 30 horas, 40 horas, 50 horas, 60 horas… es tu decisión personal.

Ahora que ya sabes las horas que vas a trabajar a la semana, toca llenar el 50% de ese tiempo con el trabajo importante que has identificado en el punto 2.

Supongamos que te has propuesto trabajar de lunes a viernes un total de 44 horas.

Rellena 22 horas de esas 44 horas con el trabajo que has identificado arriba, ese trabajo que pase lo que pase debe ser hecho sin excusas.

Y repito, trabajo orientado a resultados concretos.

CONSEJO: Coloca este trabajo en bloques de no más de 2 horas, ya que si te bloqueas un día entero, o una mañana entera sin atender imprevistos, puede ser demasiado.

Ten en cuenta que esos bloques de tiempo son a prueba de distracciones.

3.2. Respeta el horario a rajatabla

Imagina que tu horario te marca 4 horas de trabajo importante en 4 bloques: 1.5h; 1.5h y 1h a lo largo del día.

Lo ideal es respetar esos bloques en las horas que te hayas fijado.

Si no ha sido posible, puedes seguir cumpliendo el trabajo importante dentro del día aunque a otras horas distintas de las fijadas.

Como último recurso, puedes cumplir con el trabajo importante no diariamente, pero sí semanalmente. No es lo ideal, pero puede ocurrir excepcionalmente.

3.3. El otro 50% del tiempo

Seguro que te estás preguntando qué pasa con el otro 50% el tiempo que no lo vas a dedicar la trabajo importante.

Pues bien, ese tiempo irá destinado a atender proveedores, clientes, apagar fuegos, preguntas de tu equipo, tareas no prioritarias pero que deben ser hechas, y todo lo que supone el día a día.

Esta planificación flexible te permite atender tu proyecto sin descuidar sus pilares, ni descuidarte a ti mismo.

Pronto te darás cuenta de que eres capaz de hacer más en menos tiempo.

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