Cómo ser más productivo usando listas de tareas pendientes

Las listas son un imprescindible en casi todos los sistemas de productividad.

Ayudan a organizar lo que hay que hacer y a dejar la mente libre de preocupaciones, ya que no necesitas recordar lo que tienes que hacer sino que lo tienes por escrito.

Lo único que tienes que hacer es no olvidarte la lista, ni olvidarte de mirarla.

Existen listas de todo tipo:

  • De la compra.
  • De lo que tienes que hacer hoy.
  • De contactos a los que llamar.
  • De lugares que visitar.
  • De ideas para posts.
  • De ideas de mejora.

Sin embargo, en este post vamos a hablar de un tipo de listas que han sido todo un descubrimiento para mí y mi productividad: las listas de tareas pendientes.

1. Las listas de tareas pendientes

Antes de descubrir esta fantástica herramienta la verdad que ni recuerdo qué hacía con todas esas tareas que venían a mi mente y quería hacer más adelante.

Ahora lo tengo claro.

En mi agenda reservo unas hojas al final para anotar las tareas pendientes que se me ocurren.

1.1.   Listas de tareas pendientes clasificadas

Lo primero que haría para controlar las tareas pendientes es confeccionar varias listas.

Hazlo de forma que te sea útil. Puede ser por proyectos, por empresas, o simplemente, una lista profesional y otra personal.

Si solo usas una lista puede volverse confuso en el día a día trabajar con ella.

Llamar al proveedor X y comprar papel higiénico no debería ir en la misma lista.

1.2.   Cómo anotar las tareas

Para sacarle el máximo partido a tu lista de tareas pendientes no te recomiendo anotar la tarea y ya está.

Lo ideal es que anotes la tarea + la fecha en que quieres llevar a cabo dicha tarea.

Anotar la fecha es vital para tu productividad.

Además, asegúrate de que estás anotando tareas y no funciones. Una tarea nunca debe necesitar más de una hora y media para realizarla.

Hacer la página web no es una tarea, es un objetivo. Buscar 3 empresas de marketing digital a las que pedir presupuesto para la nueva web si puede ser una tarea pendiente. Solo le falta añadir la fecha en que quieres hacerla.

1.3.   Cómo usar la lista de tareas pendientes

Para usar la lista de tareas pendientes de forma correcta debes:

  1. Debes anotar absolutamente todo lo que tengas que hacer. Todo es todo. Si empiezas a dejar de anotar cosas y lo agendas directamente no le sacarás el máximo partido.
  2. Al finalizar el día, organiza tu día siguiente. Comienza por el trabajo importante y después echa un vistazo a tu hoja de tareas pendientes. Fíjate en aquellas tareas a las que asignaste la fecha de mañana y decide si deben ser hechas, y por lo tanto, agendadas, o si deben esperar. Esta reflexión es clave.
  3. De vez en cuando echa un vistazo a todas aquellas tareas que llevan semanas e incluso meses anotadas en tus listas de tareas pendientes, pero nunca es buen momento para hacerlas. Lo más sensato en estos casos es, o hacerlas al día siguiente sin excusas, o eliminarlas.

Como ves, para mejorar tu productividad no necesitas de herramientas sofisticadas.

Tan solo precisas de autodisciplina y herramientas sencillas que te funcionen en el día a día.

Si todavía no tienes ningún sistema para administrar tus tareas pendientes te reto a que pruebes este. Puedes adaptarlo a tu sistema actual de agenda, ya sea en papel o electrónico.

Prueba continuamente nuevas herramientas por ti mismo durante un tiempo prudente, quédate con lo que te ayude y desecha el resto sin miramientos.

En eso consiste la mejora continua.

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