Sé lo que estás pensando…
La pequeña empresa tiene demasiadas asignaturas pendientes.
Y es verdad, la comunicación es tan solo una de ellas. Sin embargo, esto lejos de desmotivar al pequeño empresario debe motivarle, ya que está en su mano suplir este tipo de deficiencias que tanto merman la productividad y los resultados de su negocio.
1. La importancia de la comunicación en la empresa
Seamos claros, muchos pequeños empresarios no quieren que su empresa siga creciendo por no tener que manejar un equipo más grande. Para ellos, más empleados es igual a más problemas.
Y por supuesto que cuanto más grande es un equipo, más profesionalidad y tiempo requiere de su líder. Es necesario estar dispuesto a aprender y moldear la forma en que se hacen las cosas, no solo a nivel de empresa, sino también a nivel individual.
Empezando, precisamente, por la comunicación.
No importa el número de personas que trabajéis en el proyecto: 3, 5, 10, 20 o 300. La comunicación es esencial.
Cuando una microempresa de 3, 5 o 7 trabajadores no trabaja su comunicación de forma eficaz se está dejando mucho dinero por el camino:
- Malos entendidos.
- Falta de información.
- Duplicidad de acciones.
- Mala imagen.
- …
Y en definitiva, mucha pérdida de tiempo.
Pero es que, además, cuando una empresa pasa de los 10 trabajadores todo esto se multiplica de forma exponencial.
Ya no es posible guardar toda la información en la cabeza y existen ciertas personas con las que quizás no coincides en toda la semana.
Además, las labores del líder empiezan a cambiar y es cada vez es más difícil acceder a él.
Como es muy posible que no se hayan pautado de forma específica las prioridades de cada puesto de trabajo, al tiempo que el líder está cada vez más ocupado, el equipo empieza a actuar a su bola sin un objetivo claro.
Hasta que llega un día en que toda esa desorganización empieza a afectar a la calidad del servicio.
Toca ponerse las pilas.
2. La comunicación interna y la comunicación externa
Dentro de cualquier proyecto existen dos tipos de comunicación.
- La comunicación interna que hace referencia a toda la información que se transmite dentro de la empresa u organización.
- La comunicación externa que es toda aquella información que maneja la empresa con el exterior, es decir, con personas ajenas al proyecto, con otras empresas, o con otras organizaciones u organismos.
Es importante ser consciente de lo crucial que es cuidar ambos tipos de comunicación para sacar todo el potencial de la empresa.
La comunicación interna es fundamental para que el equipo funcione bien y ofrecer un servicio de calidad. Y la comunicación externa es imprescindible para crear negocio y dar a conocer la empresa a potenciales clientes y colaboradores.
3. La comunicación externa en la empresa
Antes de entrar de lleno en la comunicación interna que será el eje principal de este artículo me gustaría repasar la importancia que tiene la comunicación externa en cualquier empresa. Ya que si no comunicamos al exterior de forma correcta aquello que debemos o deseamos comunicar, la empresa puede entrar en apuros.
Existen tres tipos de comunicación externa:
- Comunicación externa operativa. Es aquella información relacionada con la actividad y el desarrollo diario. Se lleva a cabo con clientes, proveedores, administraciones públicas…
- Comunicación externa estratégica. Con este tipo de información se busca mejorar la posición de la empresa. Se trata de información de mercado, competidores, legislación…
- Comunicación externa de notoriedad. Aquí se incluye todo lo que tiene que ver con dar a conocer sus productos y servicios, así como mejorar su imagen y reputación.
Como ves la comunicación exterior incluye, entre otras cosas, todo lo que tiene que ver con el marketing y la publicidad. Cuestiones que tratamos en otros artículos del blog.
4. La comunicación interna en la PYME
Como ya has leído en la introducción al post una comunicación interna eficaz es clave para la productividad de cualquier negocio.
Cuando la comunicación no es buena en el seno de una empresa, los malos entendidos, las duplicidades y la falta de información en el momento adecuado terminan por hacer mella y afectar a los resultados del negocio y a la productividad y bienestar de los trabajadores.
En concreto hay que cuidar el no caer en la generalización, eliminación y distorsión de la información.
4.1. Los factores de la comunicación
Antes de ir a la práctica te resultará útil repasar la teoría a grandes rasgos.
Existen seis factores o elementos de la comunicación que debemos tener en cuenta cada vez que transmitimos cualquier tipo de información.
1. El emisor. Es aquella persona o entidad que emite la información. Puede ser el gerente de una empresa, un empleado, la OMS o el alcalde del pueblo.
En función de quién sea, o qué tema trate, tendrá más o menos autoridad. También influye lo preparada, clara y concisa que sea la información.
2. El receptor. Es aquel que recibe la información. De nuevo puede ser una persona física o una persona jurídica.
3. El canal. Se trata del medio utilizado para transmitir esa información. Escrito, oral, vídeo, audio, internet… De nuevo, en función del canal utilizado las connotaciones cambian.
4. El código. Se refiere al lenguaje utilizado para transmitir la información.
5. El mensaje. La información en sí que se desea transmitir. El contenido que el emisor comunica al receptor.
6. Contexto. Hace referencia a la situación y al entorno en que se desarrolla el acto comunicativo.
Estos seis factores de la comunicación afectan al mensaje y lo dotan de connotaciones que pueden ser decisivas a la hora de conseguir una comunicación eficaz dentro de la empresa.
Fallar en cualquiera de estos seis puntos puede dar al traste con tu comunicación.
Por eso, cada vez que vayas a comunicar algo que tenga cierto valor conviene que estudies cómo optimizar cada uno de estos seis elementos para conseguir los mejores resultados.
4.2. Barreras a la comunicación en la empresa
Existen múltiples barreras que afectan a la comunicación, desde las más obvias, como un ruido externo cuando transmites un mensaje oral, o el desconocimiento del idioma o el lenguaje utilizado. Sin embargo, las barreras a la comunicación dentro de las empresas no suelen ser de ese estilo, sino que tienen que ver más con las siguientes.
1. Falta de habilidades de comunicación.
Desde el gerente hasta los propios trabajadores.
Vivimos en una cultura que no promueve las habilidades comunicativas hasta que no son estrictamente necesarias. Esto hace que muchas personas se frustren al no conseguir que sus mensajes lleguen o que el resto de personas les presten atención.
Como consecuencia suelen ocurrir dos cosas:
- Que la persona se dé por vencida y deje de comunicar.
- Que vaya detrás de la gente repitiendo una y otra vez sus mensajes.
Para evitar esto es fundamental trabajar en la mejora de las habilidades comunicativas.
2. Falta de espacios para la comunicación.
Otra barrera a la comunicación dentro de la empresa es la falta de espacios en lo que poder comunicar ideas.
Si el día a día se centra en seguir la corriente y nunca hay un momento para la reflexión y la puesta en común de nuevas ideas o cuestiones que requieren atención, es imposible que exista una buena comunicación en la empresa.
3. Una cultura que no promueve la comunicación.
La propia cultura de la empresa puede ser un freno para la comunicación.
Sino se pone en valor las ideas, propuestas o iniciativas de las personas que forman parte de la empresa, esa propia inercia hará que la comunicación interna sea inexistente.
4. Falta de formación en inteligencia emocional
Para poner comunicar de forma eficaz es fundamental contar con un mínimo de inteligencia emocional. De lo contrario, las malas formas, la debilidad del mensaje, el momento inoportuno y la propia falta de empatía hará que la comunicación sea un desastre.
5. Cómo mejorar la comunicación interna en la pequeña empresa
Como es evidente, cuanto antes empieces a trabajar la comunicación en tu empresa, mejor. Si comienzas cuando sois 3, mejor que si empiezas cuando sois 7. Si sois más de 10 y no la habéis trabajado nunca… ya va siendo hora, estás comiéndote parte de los beneficios por esta ineficiencia.
Si no sabes por dónde empezar, toma nota de estos puntos fundamentales para una comunicación eficaz en la pequeña empresa.
5.1. Reparto de funciones
Olvídate del “Cada uno ya sabe lo que tiene que hacer.”
Por muy extraño que te parezca, si le preguntamos a cualquier miembro de tu equipo cuáles son sus tres tareas principales, y después lo comparamos con las tres tareas principales que tu consideras que tiene esa persona, es casi seguro que no coinciden al 100%. Y menos aún coincidiría el orden de prioridad.
Esto no debe ser así.
Lo mismo sucede si sois más de un socio. Cada uno debe conocer sus funciones y las áreas del negocio por las que debe responder. Aunque llegado el caso, y dado al tamaño de la empresa todos hagáis de todo, debe ser una persona la que responda de cada área.
Si uno de los socios es el encargado de compras, que elija un criterio para comprar y en caso de tener que hacer el pedido otra persona, que siga su mismo criterio a raja tabla.
Esto en ningún caso está reñido con que el resto de socios, e incluso, el equipo haga sugerencias de mejora en el criterio, tan solo, que es necesario hablarlo y tomar una decisión antes de que cada uno haga las cosas a su bola.
5.2. Reuniones periódicas
Muchas microempresas ven innecesario reunirse por el hecho de que trabajan todos juntos y se ven a lo largo del día.
Sin embargo, esto es un grave error.
Puedes hablar mucho con tu socio o con tu equipo a lo largo del día y que la comunicación en la empresa sea nefasta. Algo que, por cierto, ocurre con demasiada frecuencia.
Una reunión es un espacio en el que hablar de forma concreta sobre unos determinados puntos preestablecidos.
Nada que ver con hablar las cosas sobre la marcha.
Estas reuniones son imprescindibles entre los socios, pero también con algunos miembros del equipo.
Estas son tres características que deben cumplir estas reuniones:
- Eficaces.
Para que una reunión sea eficaz debe saberse con antemano qué puntos se van a tratar.
Acuerda con tu socio a qué puntos vais a dar seguimiento, y hazle saber a aquellos miembros de tu equipo con quienes te vas a reunir, sobre qué cuestiones deben reportarte.
- Prioritarias.
Si no tienes tiempo para reunirte, es que necesitas reunirte el doble.
Nada de aplazar semana tras semana una reunión por los imprevistos del día a día.
La comunicación eficaz es esencial en toda pequeña empresa, por lo que las reuniones deben ocupar un espacio prioritario en tu agenda.
- Rápidas.
Me encuentro con que muchos pequeños empresarios entienden la palabra reunión como sinónimo de pérdida de tiempo de trabajo. En muchas ocasiones por tener la idea en la cabeza de que una reunión debe durar una hora como mínimo.
Nada más lejos de la realidad.
Debe estar muy justificado el hacer una reunión de más de 20 minutos. En muchos casos con 10 o 15 minutos será suficiente para repasar todos los puntos acordados.
No debe verse las reuniones como algo extraordinario, sino como una herramienta más que ayuda a la empresa a mejorar su forma de trabajar.
5.3. Canales y herramientas de comunicación internas
Los miembros del equipo deben saber cuáles son los canales y herramientas más adecuados para comunicar aquello que consideren oportuno.
Las reuniones son una opción válida para múltiples cuestiones, sin embargo, en el día a día, también es necesario contar con herramientas complementarias que faciliten la comunicación.
Las llamadas por lo general son muy intrusivas y deberían utilizarse solo ante situaciones de emergencia, a menos que se agenden con antelación.
Los medios escritos son extremadamente interesantes ya que no son tan intrusivos y además queda guardada la información para poder consultarla cuantas veces sea necesario.
5.4. Formación en soft skills
La formación en las llamadas habilidades blandas es fundamental para mejorar la comunicación en cualquier ámbito, sobre todo, en la empresa donde los equipos pueden juntar a varias personas con diferentes personalidades y formas de entender la vida y el trabajo.
Cuestiones como: las habilidades interpersonales, actitud positiva, profesionalidad, responsabilidad, trabajo en equipo, integridad, cortesía, empatía, gestión emocional… Son fundamentales para garantizar una buena comunicación dentro de la empresa.
5.5. Ambiente y cultura que favorezca la comunicación
Como hemos visto, una de las barreras a la comunicación dentro de la pequeña empresa es la existencia de una cultura que no favorezca dicha comunicación.
Aunque la cultura de la empresa puede ser algo escurridizo a la hora de cambiarlo, existen muchas pequeñas acciones que pueden implementarse para que poco a poco se generen nuevas inercias que favorezcan la comunicación.
6. La comunicación en la empresa familiar
Existen 1.100.000 empresas familiares en España, lo que supone el 89% del total.
Sin embargo, este hecho no hace que la comunicación sea más fluida, ni mejor en este tipo de empresas, sino que a menudo, ocurre lo contrario.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan estas familias es a que los miembros de la familia que no son empresarios no comprenden lo que es una empresa, ni su funcionamiento, lo cual dificulta bastante la comunicación y puesta en común de objetivos.
Además, no todos los miembros de la familia están igualmente involucrados en el proyecto, algo que en ocasiones no genera ningún problema, pero en otros muchos casos sí.
Muchas familias con negocios familiares optan por realizar un protocolo familiar para resolver parte del problema. Sin embargo, aunque el protocolo familiar es una excelente herramienta, sino se ejecuta de forma completa y adecuada, no servirá de mucha ayuda.
No obstante, para mejorar la comunicación dentro de la empresa familiar deben promoverse las mismas acciones que en el resto de empresas ya que eso facilita la comunicación en cualquier ámbito, también el familiar.
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