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Comunicación eficaz | La asignatura pendiente de la pequeña empresa

Sé lo que estás pensando…

La pequeña empresa tiene demasiadas asignaturas pendientes.

Y es verdad, la comunicación es tan solo una de ellas. Sin embargo, esto lejos de desmotivar al pequeño empresario debe motivarle, ya que está en su mano suplir este tipo de deficiencias que tanto merman la productividad y los resultados.

1. La importancia de la comunicación en la empresa

Seamos claros, muchos pequeños empresarios no quieren que su empresa siga creciendo por no tener que manejar un equipo más grande. Para ellos, más empleados es igual a más problemas.

Y por supuesto que cuanto más grande es un equipo, más profesionalidad y tiempo requiere de su líder. Es necesario estar dispuesto a aprender y moldear la forma en que se hacen las cosas, no solo a nivel de empresa, sino también a nivel individual.

Empezando, precisamente,  por la comunicación.

No importa el número de personas que trabajéis en el proyecto: 3, 5, 10, 20 o 300. La comunicación es esencial.

Cuando una microempresa de 3, 5 o 7 trabajadores no trabaja su comunicación de forma eficaz se está dejando mucho dinero por el camino:

  • Malos entendidos.
  • Falta de información.
  • Duplicidad de acciones.
  • Mala imagen.

Y en definitiva, mucha pérdida de tiempo.

Pero es que, además, cuando una empresa pasa de los 10 trabajadores todo esto se multiplica de forma exponencial.

Ya no es posible guardar toda la información en la cabeza y existen ciertas personas con las que quizás no coincides en toda la semana.

Además, las labores del líder empiezan a cambiar y es cada vez es más difícil acceder a él.

Como es muy posible que no se hayan pautado de forma específica las prioridades de cada puesto de trabajo, al tiempo que el líder está cada vez más ocupado, el equipo empieza a actuar a su bola sin un objetivo claro.

Hasta que llega un día en que toda esa desorganización empieza a afectar a la calidad del servicio.

Toca ponerse las pilas.

2. Cómo mejorar la comunicación en la pequeña empresa

Como es evidente, cuanto antes empieces a trabajar la comunicación en tu empresa, mejor. Si comienzas cuando sois 3, mejor que si empiezas cuando sois 7. Si sois más de 10 y no la habéis trabajado nunca… ya va siendo hora, estás comiéndote parte de los beneficios por esta ineficiencia.

Si no sabes por dónde empezar, toma nota de estos dos puntos fundamentales para una comunicación eficaz en la pequeña empresa.

2.1.  Reparto de funciones

Olvídate del cada uno ya sabe lo que tiene que hacer. Por muy extraño que te parezca, si le preguntamos a cualquier miembro de tu equipo cuáles son sus tres tareas principales, y después lo comparamos con las tres tareas principales que tu consideras que tiene esa persona, es casi seguro que no coinciden al 100%. Y menos aún coincidiría el orden de prioridad.

Esto no debe ser así.

Lo mismo sucede si sois más de un socio. Cada uno debe conocer sus funciones y las áreas del negocio por las que debe responder. Aunque llegado el caso, y dado al tamaño de la empresa todos hagáis de todo, debe ser una persona la que responda de cada área.

Si uno de los socios es el encargado de compras, que elija un criterio para comprar y en caso de tener que hacer el pedido otra persona, que siga su mismo criterio a raja tabla.

Esto en ningún caso está reñido con que el resto de socios, e incluso, el equipo haga sugerencias de mejora en el criterio, tan solo, que es necesario hablarlo y tomar una decisión antes de que cada uno haga las cosas a su bola.

2.2. Reuniones periódicas

Muchas pequeñas empresas ven innecesario reunirse por el hecho de que trabajan todos juntos y se ven a lo largo del día.

Sin embargo, esto es un grave error.

Puedes hablar mucho con tu socio o con tu equipo a lo largo del día y que la comunicación en la empresa sea nefasta. Algo que, por cierto, ocurre con demasiada frecuencia.

Una reunión es un espacio en el que hablar de forma concreta sobre unos determinados puntos preestablecidos.

Nada que ver con hablar las cosas sobre la marcha.

Estas reuniones son imprescindibles entre los socios, pero también con algunos miembros del equipo.

Estas son tres características que deben cumplir estas reuniones:

  1. Eficaces.

Para que una reunión sea eficaz debe saberse con antemano qué puntos se van a tratar.

Acuerda con tu socio a qué puntos vais a dar seguimiento, y hazle saber a aquellos miembros de tu equipo con quienes te vas a reunir, sobre qué cuestiones deben reportarte.

  • Prioritarias.

Si no tienes tiempo para reunirte, es que necesitas reunirte el doble.

Nada de aplazar semana tras semana una reunión por los imprevistos del día a día.

La comunicación eficaz es esencial en toda pequeña empresa, por lo que las reuniones deben ocupar un espacio prioritario en tu agenda.

  • Rápidas.

Me encuentro con que muchos pequeños empresarios entienden la palabra reunión como sinónimo de pérdida de tiempo de trabajo. En muchas ocasiones por tener la idea en la cabeza de que una reunión debe durar una hora como mínimo.

Nada más lejos de la realidad.

Debe estar muy justificado el hacer una reunión de más de 20 minutos. En muchos casos con 10 o 15 minutos será suficiente para repasar todos los puntos acordados.

No debe verse las reuniones como algo extraordinario, sino como una tarea más que ayuda a la empresa a mejorar su forma de trabajar.

Si quieres que te echemos una mano para mejorar tu rendimiento y el de tu equipo, puedes echar un vistazo a nuestros servicios o contactar aquí.

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