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Lo que la Ley de Parkinson puede hacer por tu productividad

La Ley de Parkinson es cada vez es más conocida en el mundillo de la productividad. Sin embargo, son pocos los que profundizan en ella, conocen todas sus aplicaciones, y lo más importante de todo, mejoran su trabajo y su vida aplicándola en el día a día.

Si inviertes un poco de tu tiempo en leer este post con detenimiento y otro poco de tu tiempo en fijar unas acciones concretas para mejorar tu día a día en base a lo aprendido, verás multiplicado tu tiempo y tus resultados de forma exponencial.

Vamos a ello.

1. ¿Por qué no eres productivo?

Cuando una persona comienza a preguntarse por los motivos que la hacen no ser todo lo productiva que quisiera, a menudo, se comete el error de no profundizar lo suficiente en la respuesta.

Lo evidente son las distracciones, los ladrones de tiempo, las interrupciones, y por supuesto, la burocracia o la falta de productividad de terceras personas que afecta a la velocidad con que das salida a tu trabajo.

Pero lo cierto es que en tu fuero interno sabes que parte, sino toda, de la responsabilidad de que existan estas trabas a tu productividad depende de ti.

Dicho de otro modo, tú puedes hacer que tu día a día sea más productivo, llegues a más, saques más trabajo, y además, comiences a disfrutar de tu vida personal como te mereces. Sí, justo de esa forma que tanto te gusta.

Pero para que todo esto ocurra tienes que interiorizar 2 cuestiones fundamentales:

  1. La responsabilidad es tuya al 100%.
  2. Los cambios son necesarios.

Lo que pretendo con este post es darte herramientas para que empieces a gestionar tu tiempo de forma eficaz y ser más productivo desde hoy mismo profundizando en las distintas Leys de Parkinson. Sí, hay más de una.

2. Leyes fundamentales de Parkinson

Como te decía, existe una Ley de Parkinson que es ampliamente conocida hoy en día por muchas personas que se preocupan en mejorar su productividad.

Sin embargo, la Ley de Parkinson cuando la entiendes como concepto te das cuenta de que es aplicable a múltiples contextos, por eso Cyril Northcote Parkinson hizo una amplia investigación en torno a este concepto del que veremos unas pinceladas en este post.

2.1. Ley de Parkinson 1: Tiempo

Esta es la Ley de Parkinson más conocida y dice:

“El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para su realización”

Si tan solo interiorizas y aplicas este concepto clave en tu día a día, lograrás una buena dosis de tiempo extra para utilizar en lo que desees o necesites.

  • Si te dan 3 meses para terminar un trabajo, te llevará 3 meses acabarlo.
  • Si te dan 1 hora para hacer la compra, te llevará 1 hora realizarla.
  • Si tienes 30 minutos para tomar café, ocuparás los 30 minutos.
  • Si tienes 10 minutos para elegir plato en un restaurante, estarás 10 minutos hasta que te decidas.

Somos así por naturaleza, la inercia nos lleva a esto.

Por suerte, hay antídoto.

Acciones útiles para combatir la pérdida de tiempo que ocasionan los plazos excesivamente largos:

  1. Que tengas 5 meses para entregar un proyecto no quiere decir que debas ocupar los 5 meses de tu tiempo con ese proyecto. Saber el tiempo que te va a llevar hacerlo es responsabilidad tuya. Dependerá del tiempo que puedas dedicarle al día y de lo productivo que sea durante ese tiempo. Para el proyecto a horas de trabajo y distribuye el tiempo como mejor te convenga. Ese será el nuevo plazo para entregar el proyecto.
  2. Trabaja siempre con un temporizador de cuenta atrás (en tu móvil tienes uno) y no te pongas con ninguna tarea sin indicar antes el tiempo que te va a llevar hacerla y dar comienzo a la cuenta atrás. Por cada hora de trabajo puedes descansar 5 minutos. Te aseguro que serás infinitamente más productivo que si trabajas 4 horas “seguidas”.

2.2. Ley de Parkinson 2: Gastos

La segunda Ley de Parkinson viene a decir lo siguiente:

“Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”

Existen muchas personas incapaces de ahorrar mes a mes una parte de su sueldo. A menudo estas personas o achacan a que su sueldo no les da para ahorrar. Sin embargo, si a estas personas les aumentaran el sueldo en 100€ muchas de ellas seguirían sin conseguir ahorrar. Sencillamente aumentarían sus gastos sin apenas darse cuenta.

Lo mismo sucede con muchas empresas que facturan un pastizal mes a mes, y sin embargo, todo ese dinero desaparece y apenas consiguen beneficios.

¿Por qué sucede esto?

Por el mismo motivo, la inercia, el acomodamiento y el no cuestionar los gastos.

En muchas empresas se aprueban presupuestos en base al año anterior ¿Gastamos 3000€ en este concepto? Pues este año 3000€ también, o un 5% más.

Esto puede ser letal. Los gastos siempre irán ligados a la realidad actual, no a la realidad pasada.

Acciones útiles para combatir la pérdida de dinero ocasionada por no ajustar los gastos a la realidad actual:

  1. Define siempre un presupuesto para aquello que quieras hacer, ya sea lanzar un nuevo producto, irte de vacaciones o celebrar tu boda. “Me quiero gastar “X” en esto”. Y de ahí no te muevas, si has decidido gastarte ese dinero, será por algo. Ahora bien, no te excedas en el presupuesto, ya que en ese caso te acabarás gastando todo el dinero aunque no sea necesario. Ya sabes, Ley de Parkinson 😀
  2. Cuestiona los gastos de tu empresa y tus gastos personales desde la perspectiva de gasto-beneficio. Si tienes contratado un servicio que te cuesta 100€ y te genera más de 100€ adelante, pero si te genera menos de 100€ es hora de cortar. Habrá casos en que el beneficio no pueda medirse en dinero en ese caso crea tus propias variables, a veces subjetivas, para decidir si merece la pena, o no.

2.3. Ley de Parkinson 3: Ley de la trivialidad

Esta Ley de Parkinson con nombre propio viene a decir lo siguiente:

“El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.

Si tengo una pelea con mis clientes que destaca por encima del resto es la de dedicar cada vez más tiempo a Actividades de Alto Valor en detrimento del tiempo destinado a Actividades de Bajo Valor.

Las urgencias del día a día, junto con las interrupciones y el resto de ladrones de tiempo y de atención acaban por ocupar todo el día del pequeño empresario. Y lo mismo se traslada a trabajadores, estudiantes…

Nos perdemos en lo irrelevante y esto provoca que lo crucial se quede para mañana. Pero adivina qué. Mañana ocurre lo mismo.

Así que ya sabes… cambia la inercia.

Acciones útiles para combatir la pérdida de foco como consecuencia de dar prioridad a lo trivial:

  1. Identifica cuáles son tus Actividades de Alto Valor y las horas que debes dedicarles a la semana para conseguir los resultados que deseas.
  2. Lleva un seguimiento diario de tus actividades durante una semana y detecta aquellas actividades que más tiempo te roban sin ayudarte a conseguir mejores resultados. Después toma acción.

2.4. Ley de Parkinson 4: Ley de la ocupación de los espacios vacíos

Seguro que ya te imaginas por dónde van los tiros con esta ley:

“Las “cosas” físicas o virtuales siempre se expanden hasta ocupar todo el lugar disponible.

Seguro que sabes de lo que te hablo, no importa lo grande que sea tu trastero, siempre estará hasta arriba de trastos.

Por mucho más grande que sea la casa a la que te mudes antes de que te des cuenta la habrás llenado de trastos.

Lo mismo se aplica a oficinas, almacenes, y también a espacios virtuales como la memoria del teléfono, ordenador, cámara, etc.

Acciones útiles para combatir el síndrome de Diógenes nivel 1 (permíteme llamarlo así):

  1. Haz un listado con todas tus pertenencias y deshazte de todas las que no hayas usado en el último año.
  2. Oblígate a eliminar un objeto cada vez que adquieras uno nuevo.
  3. Haz limpiezas periódicas, no solo para limpiar, sino para eliminar.

Como ves, la Ley de Parkinson y todas las variantes que hemos visto en este post son clave para mejorar tu productividad desde hoy mismo.

Aplica los planes de acción que te propongo y disfruta de los resultados.

Si deseas profundizar más en tu productividad personal echa un vistazo al curso de Productividad para Profesionales y Pequeños Empresarios.

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