Uno de los indicadores que hacer ver a las personas que su productividad personal no es la adecuada, es darse cuenta de que tienen un listado infinito de tareas pendientes que no consiguen realizar semana tras semana, mes tras mes, e incluso, año tras año.
Algo muy común entre emprendedores y empresarios que tienen un desajuste entre su capacidad de generar nuevas ideas y mejoras, y la capacidad de llevarlas a cabo. Lo que desemboca en un estado de desmotivación y agobio que provoca que se acabe por normalizar esta situación.
Como consecuencia el negocio entra en una meseta, a menudo caracterizada por el caos que supone trabajar apagando fuegos, y sin un objetivo retador que motive al emprendedor o al equipo.
Esto supone rendir muy por debajo de tu potencial, y por lo tanto, los resultados que consigues también están lejos de ser los que podrías llegar a conseguir.
Veamos cómo puedes organizar todas tus tareas pendientes para evitar que se acumulen y disparar tu productividad y tus resultados.
1. Conoce tus prioridades
El que mucho abarca, poco aprieta dice el refranero español. Y aunque seas de esas personas que algunos etiquetan como multipotencial, lo cierto es que necesitas FOCO.
Necesitas centrarte en 3 – 5 objetivos específicos que quieras lograr en los próximos tres años y dejar de lado todo lo demás, salvo que cambien tus prioridades por el camino. Es importante que esos objetivos sean específicos, no quieras lanzar 5 proyectos empresariales a la vez, no.
Mejor céntrate en un proyecto, un objetivo a nivel financiero, un objetivo a nivel físico y un objetivo de estilo de vida, por ejemplo. 100% personalizado, no mires a los lados. Puede ser aprender a tocar un instrumento, hablar un idioma o practicar un deporte.
Cuando tengas claros cuales son tus objetivos a tres o cinco años, intenta acotarlos al máximo. Que sepas con exactitud qué es lo que quieres lograr.
2. Haz un listado (o varios) con todas tus tareas pendientes
Si has entrado a este artículo es porque te has dado cuenta de que tu lista de tareas pendientes no para de crecer. Bien, pues es momento de anotarlas todas en un listado, o si lo prefieres en varios de forma organizada por áreas.
Cuando hayas finalizado los listados, tacha una a una todas las tareas pendientes y/o ideas que no tengan nada que ver con los objetivos que has definido en el punto uno. Si no priorizas, no saldrás del atolladero.
3. Aprende a usar la Matriz Eisenhower
Todo el mundo ha oído hablar de la Matriz de Eisenhower, tu también, es esa matriz que te invita a clasificar tus tareas entre importante / no importante y urgente / no urgente. El problema es que la gente se exprime el cerebro para etiquetar sus tareas dentro de los cuatro cuadrantes y una vez hecho, se quedan ahí.
El concepto de importante / urgente puede hacer mucho por tu productividad, pero es necesario que lo interiorices y pases a aplicarlo en tu día a día para que surja el efecto deseado.
En primer lugar, debes empezar por entender muy bien la diferencia entre ambos conceptos:
Una vez entendidos ambos conceptos es momento de repartir de forma correcta tu tiempo disponible entre los cuatro cuadrantes de la matriz de manera que se parezca a lo siguiente:
De este modo estarás un 85% de tu tiempo productivo trabajando en tareas y proyectos importantes, y lo que es más relevante aún, un 65% en trabajo no urgente enfocado en el largo plazo.
4. Listado diario + Time blocking
Además de las tareas que debes realizar para cumplir con tu planificación, surgirán nuevas tareas en el día a día que deberás ir anotando para realizar (o desechar) en el momento oportuno.
Es importante que en tu planificación diaria anotes aquellas tareas que, sí o sí, quieres llevar a cabo durante ese día, así como crear bloques de trabajo de 1h o 1.5h en los que trabajes en ellas sin interrupciones.
Para ello, debes contar con espacio en tu día a día para atender imprevistos que surjan de forma inesperada, así como llamadas o requerimientos de clientes o del equipo. Si bien es cierto que es necesario saber distinguir entre aquellos que requieren de tu atención y los que no.
5. 20 consejos útiles para priorizar tus tareas pendientes
Te comparto 20 consejos que me ayudan a priorizar mis tareas y poner foco en los objetivos que tengo en cada momento.
- Prioriza las tareas que generen ingresos.
- Aprende a decir «no» a aquello que te distraiga.
- Prioriza el crecimiento a largo plazo.
- Interioriza que tu tiempo es lo más valioso, tenlo en cuenta a la hora de presupuestar.
- Cuida tus niveles de energía.
- Reserva tiempo para planificar.
- Trabaja en bloques ininterrumpibles.
- Reserva tiempo para crear nuevas ideas.
- No reacciones a los imprevistos.
- No interrumpas tu trabajo, salvo que esté debidamente justificado hacerlo.
- Apaga las notificaciones.
- Conoce tus valores principios.
- Respeta y honra tus valores y principios.
- Reserva tiempo para seguir aprendiendo.
- Sistematiza tus tareas repetitivas.
- Anota todo, no lo lleves en tu cabeza.
- Conócete más y mejor cada día.
- Reserva tiempo para la reflexión y el discernimiento.
- Anota tus errores en una libreta.
- Valórate y valora tu trabajo.
No intentes aplicar estos 20 consejos a la vez, esto no va de hoy, ni de mañana. Esto va de un año vista, cinco años vista o diez años vista.