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Cómo organizar tareas pendientes para evitar que se acumulen

Uno de los principales disparadores que llevan a las personas a reconocer que su productividad personal no es la adecuada, es el darse cuenta de que tienen un listado infinito de tareas pendientes que no consiguen realizar semana tras semana, mes tras mes, y en los casos m√°s graves, a√Īo tras a√Īo.

En estos casos se produce un desajuste entre la capacidad de la persona, o equipo, de generar nuevas ideas y mejoras, y la capacidad de llevarlas a cabo.

Esto conlleva un desgaste energético y emocional considerable, así como la generación de un estado de desmotivación y agobio que acaba por hacer que se normalice esta situación.

Como consecuencia el negocio entra en una meseta a menudo caracterizada por el caos que supone trabajar apagando fuegos y sin un objetivo retador que motive al equipo o profesional.

No es de extra√Īar que las personas que trabajan bajo estos patrones rindan muy por debajo de su potencial, y por lo tanto, los resultados que consiguen tambi√©n est√°n lejos de ser los que podr√≠an llegar a conseguir.

Como ves, algo tan normalizado como el tener una lista de tareas pendientes que no para de crecer puede ser síntoma de que los niveles de productividad están muy por debajo de lo deseable.

Veamos cómo puedes organizar todas tus tareas pendientes para evitar que se acumulen y disparar tu productividad.

1. ¬ŅQu√© es una tarea pendiente?

Quizás pienses que este apartado es de protocolo y que todo el mundo tiene claro lo que es una tarea pendiente. Sin embargo, a menudo no es así, y este es uno de los principales motivos por los que las tareas pendientes se acumulan.

Una tarea es algo concreto y específico que a menudo forma parte de una meta, o de un objetivo que quieres lograr, pero no es el objetivo en sí mismo.

Si quieres crear una web para tu proyecto, est√°s hablando de una meta, no de una tarea, son cosas distintas.

Está bien que tengas un listado con metas que quieres conseguir, pero no lo confundas con la lista de tareas pendientes, porque ahí es donde te atascas.

Qué ocurre cuando tienes una lista de tareas pendientes donde pone cosas como…

  • Hacer la web del proyecto.
  • Crear un nuevo producto.
  • Incorporar una nueva persona en el equipo.
  • Publicar en redes sociales.
  • Organizar la casa.
  • ‚Ķ

Lo que ocurre es que nunca sacas tiempo para ello. ¬ŅPor qu√©? Porque no son tareas concretas, sino metas que requieren ser divididas en tareas accionables que poder agendar.

1.2. Ejemplos de tareas pendientes

La clave est√° en que pienses en la primera tarea que puedes hacer de cada una de estas metas y agendarla. Una tarea es algo que puede llevarte hacer desde 2 minutos a 1 hora y media. Pero nunca m√°s tiempo ya que en ese caso, seguro que puedes dividirla, o en su caso, acotarla en bloques.

En el caso de la web, la primera tarea podría ser: Identificar 5 webs que te gusten para que te sirvan de inspiración. Agenda: miércoles de 18h a 19h.

En el caso de incorporar una nueva persona en el equipo: Crear un listado de cualidades necesarias y deseables que debe reunir esta persona. Agenda: jueves de 9h a 9:30h.

En el caso de organizar la casa: Vaciar el armario y tirar o donar toda la ropa que ya no uso. Agenda: s√°bado de 10h a 11:30h.

¬ŅVes la diferencia entre listar metas y listar tareas concretas?

Presta atención a este punto a partir de ahora, ya que es clave para que las tareas pendientes no se acumulen.

2. Tipos de tareas pendientes

Existen m√ļltiples tipos de tareas pendientes por hacer, a menudo, muy diferentes unas de otras. Vamos a hacer un peque√Īo an√°lisis de las principales clasificaciones que puedes hacer para organizar dichas tareas y darles salida en base a tus prioridades.

2.1. Importancia de las tareas       

Una de las principales razones por las que las personas no son productivas es porque piensan que todas las tareas son igual de importantes, siendo incapaces de otorgarles un grado de importancia determinado a cada una de ellas.

Esto conlleva un problema todavía mayor, ya que al no ser conscientes de las prioridades propias, a menudo se priorizan las prioridades de otros.

Es decir, como no tengo claro qué es lo más importante que puedo hacer AHORA para acercarme a mis objetivos hago cualquier cosa que me pida un cliente, mi equipo, un proveedor, etc. Y como los demás siempre van a estar haciendo peticiones, tu lista de tareas pendientes nunca para de crecer.

As√≠ que el primer paso para darle ca√Īa a tu lista de tareas pendientes, una vez has diferenciado entre tareas y metas, es otorgarles un grado de importancia en base a tus objetivos actuales.

Lo m√°s com√ļn es que diferencies entre 3 grados de importancia, aunque tambi√©n lo puedes hacer en 2 grados: Importantes y no importantes.

2.2. Urgencia de las tareas

El siguiente aspecto que debes considerar es la urgencia de las tareas, que junto con su importancia puedes trabajar la Matriz de Eisenhower.

De nuevo no te dejes llevar por las exigencias de terceros, ten muy claros tus objetivos y fija el grado de urgencia en base a ellos. Aunque a menudo las urgencias llegan a nosotros de forma inesperada, también es cierto que una buena planificación hace que muchos imprevistos y urgentes dejen de serlo al tenerlos en cuenta desde antes.

Así que se honesto contigo mismo/a y clasificas las tareas por urgentes, o no urgentes.

2.3. Tiempo de ejecución de las tareas

Otro aspecto interesante a tener en cuenta es el tiempo de ejecución de las tareas. No es lo mismo una tarea que puede ser hecha en 15 minutos, que una tarea que necesita de 1 hora para terminarla.

Anota al lado de cada tarea el tiempo estimado que crees que te tomar√° hacerla.

2.4. Tareas personales y profesionales

Por √ļltimo, tambi√©n es interesante diferenciar entre tareas profesionales y tareas personales. No importa lo mucho que te apasione tu trabajo. No debes usar este hecho como excusa para descuidar otras √°reas de tu vida.

3. Cómo organizar y dar salida a las tareas pendientes

Una vez tienes tu lista de tareas pendientes organizada y clasificada por tipos es momento de combatir la procrastinación e ir dándole salida a las tareas. Todos los días, o al menos, todas las semanas, debes tachar tareas de la lista de pendientes.

3.1. Priorizando tareas pendientes

Partiendo de las clasificaciones anteriores debes ir priorizando en base al tiempo-impacto de cada tarea.

Hazte la siguiente pregunta cuando estés planificando tu día.

¬ŅQu√© tarea es la que m√°s impacto positivo puede generar en mis objetivos en el menor tiempo posible?

Esa es la tarea que debes hacer en primer lugar.

Quiz√°s esto no siempre sea posible, ya que puede haber tareas urgentes que deban ser hechas, sin embargo, no debes perder el foco.

En otras ocasiones también puede ocurrir que sea el momento apropiado para hacer alguna tarea de mediana importancia, adelante con ella.

Pero la priorización del día a día siempre debe medirse en términos de impacto y tiempo.

Sin duda, tu agenda también juega un papel importante, si tienes un hueco de 20 minutos para hacer una tarea, es evidente que no puedes ponerte con una que te llevará una hora, sino que elegirás una de 15-20 minutos que puedas acabar. Aunque también te adelanto que si no tienes ninguna tarea que te quepa en ese hueco ¡No lo desaproveches! Comienza con alguna tarea aunque no te dé tiempo a terminarla por completo.

Lo importante es que cada d√≠a, o al menos, cada semana, lleves a cabo unas cuantas tareas de la lista, sino‚Ķ ¬ŅPara qu√© est√°n ah√≠?

En cuanto a las tareas personales también es necesario que les des su lugar. De nada sirve ser disciplinado en lo profesional si luego no aprovechamos el resto del tiempo.

Y lo m√°s importante de todo, no mezclar. Cuando est√°s trabajando, est√°s trabajando, y cuando est√°s disfrutando de tiempo personal nada de trabajo.

3.2. Revisión mensual de las tareas pendientes

Por √ļltimo, es importante que peri√≥dicamente, cada mes o cada trimestre, hagas una limpieza de las tareas que tienes anotadas en tu lista.

Seguro que m√°s de una vez te ha pasado que arrastras una tarea durante meses y meses sin nunca tener tiempo para hacerla.

Por norma general, una tarea que no has hecho en 3 meses es una tarea que o la haces esa misma semana, o es mejor que directamente la elimines.

Lo que tienes que evitar por todos los medios es tener una lista in√ļtil repleta de tareas que nunca vas a hacer. Tienes que asegurarte de que todas las tareas que tienes apuntadas en la lista las vas a hacer, s√≠ o s√≠, antes o despu√©s.

Si quieres apuntar ideas locas que quiz√°s alg√ļn d√≠a, quiz√°s, te apetezca hacer, es mejor que hagas una lista aparte.

3.3. Optimizar y personalizar el sistema

El √ļltimo paso de cualquier sistema siempre debe ser adaptarlo a tus propias necesidades.

Si bien es cierto que para ello es recomendable que primero pruebes el sistema durante un periodo de tiempo y a partir de ahí, en base a tus necesidades reales, lo vayas optimizando.

Cualquier sistema que apliques necesita de un tiempo para asentarse y arrojar resultados medibles, si cada semana cambias de sistema, es difícil que en tan poco tiempo logres resultados.

¬ŅYa tienes tu lista de tareas pendientes organizada?

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